Dokumenten-Management-Systeme zur Unterstützung des Qualitätsmanagements an Universitätskliniken – Eine interviewbasierte Studie

Zur Sicherung und Steuerung der Prozesse und Qualität der medizinischen Leistungserbringung trägt eine aus Sicht des Qualitätsmanagements zweckmäßige Lenkung aller hierfür relevanten Dokumente wesentlich bei. Systeme, die eine automatisierte Dokumentenlenkung unterstützen, werden als Dokumenten-Management-System (DMS) bezeichnet. Diese Systeme halten auch in den Gesundheitsdienstleistungssektor zunehmend Einzug. Der Einsatz von DMS im deutschen Gesundheitswesen ist bisher kaum erforscht. Zur Schließung dieser Forschungslücke wurden über einen Zeitraum von sechs Monaten Telefoninterviews mit deutschen Universitätskliniken durchgeführt, die mittels qualitativer Inhaltsanalyse nach Mayring ausgewertet wurden. Insgesamt stimmten 25 Universitätskliniken der Teilnahme an dieser Befragung zu. Darunter arbeiteten 19 Universitätskliniken im Mittel seit etwa sechs Jahren mit einem digitalen DMS. Es zeigte sich eine große Diversifikation der eingesetzten IT-Systeme. Das Dokumentenmanagement und die Bedienfreundlichkeit des DMS sowie dessen Integration in die bestehende IT-Struktur stellten wesentliche Entscheidungskriterien für die Auswahl eines digitalen DMS dar. Grundsätzlich wird die langfristige Nutzbarkeit des DMS durch regelmäßige Evaluierung der eigenen Anforderungen an das System, Administration und Schulungsmaßnahmen gefördert. Darüber hinaus wirken sich DMS positiv auf die Patientensicherheit und Qualität der medizinischen Versorgung aus. In order to save and control the processes and quality of medical services, a suitable steering system of all relevant documents is essential from the point of view of clinical quality management. Systems supporting an automated steering system of documents are called document management systems (DMS), and they also enter the healthcare sector. The use of DMS in the German healthcare sector has hardly been investigated so far. To close this knowledge gap, interviews were carried out with German university hospitals over a six-month period and subjected to a qualitative content analysis according to Mayring. In total, 25 university hospitals agreed to participate in this study, 19 of which have been working with a digital DMS for about six years on average. There was a great variety among the IT systems used. Document management and usability of the DMS as well as its integration into existing IT structures were key decision-making criteria for the selection of a digital DMS. In general, the long-term usability of the DMS is supported by regular evaluation of one's own requirements for the system, administration and training programs. In addition, DMS have a positive effect on patient safety and the quality of medical care.